GUIDA ALL’USO DELLE E-MAIL NELLA COMUNICAZIONE AZIENDALE
Nel mondo ad oggi ci sono circa 5,6 miliardi di account di posta elettronica che inviano al giorno più di 281 miliardi di e-mail. Secondo una statistica aggiornata a marzo 2018, circa il 48% delle mail che riceviamo è formato da spam. Succede perché l’e-mail ha progressivamente preso il sopravvento sulle altre forme di comunicazione aziendale. In ambito lavorativo è uno strumento indispensabile, e se usata in modo professionale può fornire all’azienda un importante vantaggio competitivo. D’altro canto, un uso non appropriato delle mail può provocare problemi alle persone e alle organizzazioni. Fa sempre bene, al riguardo, scomodare una ricerca condotta qualche anno fa da un team di esperti dell’Università della California. In base a questo studio, la gestione della casella di posta elettronica è una straordinaria fonte di stress per i lavoratori. Dietro le cause del malessere non ci sono soltanto le nostre nevrosi, ma forse anche le troppe mail maneggiate al lavoro. Altro merito che va riconosciuto allo studio, la conferma del fatto che, oltre a farci lavorare peggio, troppe mail ci fanno anche lavorare meno. È stato dimostrato da decine di ricerche svolte sull’argomento che, l’utilizzo improprio della posta elettronica con decine di destinatari per email su argomenti che spesso non li riguardano, è una delle principali cause di inefficienze e di perdita di tempo, nelle attività lavorative quotidiane all’interno delle aziende.
Esiste un rimedio a tutto questo?
“Scrivetevi di meno, incontratevi, fate squadra. Insomma: comunicate di più”. Lo dicono Brunello Cucinelli, Atos, Microsoft, Halton, Ferrari. Mentre Deutsche Telecom, Volkswagen, Bmw, Bayer e Procter&Gamble tirano un ulteriore freno impedendo di scrivere mail dopo le 18. Due le strategie salva stress di Microsoft. Le racconta Pino Mercuri, direttore delle risorse umane: «Per liberarci da tutte le mail che non hanno bisogno di una risposta immediata abbiamo lanciato un social interno di comunicazione dove i messaggi non urgenti sono pubblicati. In più, quando c’è bisogno di una chat più informale e veloce, scegliamo skype for business».
Con lo scopo di regolare meglio l’utilizzo delle mail e renderle più efficaci dal punto di vista della comunicazione aziendale, abbiamo realizzato per un nostro cliente un breve e simpatico learning object con l’obiettivo di infondere nei partecipanti tale consapevolezza, suggerendo una efficace “modus operandi” al fine di massimizzare la capacità comunicativa.
Il corso, suddiviso in 16 brevi moduli, fornisce alcune regole d’oro finalizzate a comprendere la rilevanza del proprio comunicare all’interno dell’azienda solo se supportato dall’utilizzo dei canali più adatti a veicolare il proprio messaggio.
