3 utili consigli & best practice per un evento formativo live di successo

La pandemia da covid 19 e le conseguenti misure di lockdown hanno ridefinito le nostre abitudini personali e professionali, orientando le nostre scelte verso approcci rimasti a lungo inesplorati. E se nell’arco di pochi giorni ci siamo ritrovati ad utilizzare app per ordinare la spesa e fare shopping online; anche la nostra routine lavorativa ha subìto una profonda metamorfosi. Costretti all’isolamento, abbiamo portato avanti idee, progetti, riunioni e attività formative solo grazie all’ausilio di moderne tecnologie digitali.

L’emergenza sanitaria ha costretto il mondo della formazione a muoversi verso l’erogazione di soli corsi online, in tutte gli ambiti e in tutte le discipline. Chiaramente, l’esplosione della formazione a distanza e la sua adozione repentina ha messo a dura prova i sistemi educativi di tutti i Paesi, la cui sfida è stata quella di continuare a garantire un’educazione continua, inclusiva, equa e di qualità. L’e-learning, pur con i problemi di un’adozione così repentina durante l’emergenza Covid-19, sembra quindi configurarsi come un importante elemento di cambiamento. Secondo i dati riportati da Business Insider, già prima dell’emergenza Covid-19 gli investimenti totali per l’industria Edutech avevano raggiunto la cifra record di 18 miliardi di dollari, ponendo le basi per tecnologie di apprendimento innovative basate su intelligenza artificiale e gamification.

Nei mesi di emergenza Covid c’è stata l’immediata urgenza di assicurare la continuità della formazione per i corsi imprescindibili quali quelli di Salute, Sicurezza e Ambiente. Si imponeva poi, e si impone tuttora, la necessità di adeguare l’universo education & training alle sfide del cambiamento indotte dalla trasfomazione digitale. Ed è proprio in questo periodo che il nostro team di servizi professionali ha accolto la sfida di coordinare ed erogare centinaia di corsi ed eventi online per diverse aziende clienti. Partendo dal bisogno dei nostri clienti, abbiamo assicurato un’ampia gamma di servizi di supporto che hanno compreso: la predisposizione del calendario formativo, schedulando gli eventi in diverse giornate e programmando così attività di back office, tutoraggio ed help desk per garantire continuità e assistenza nell’erogazione del processo formativo. È stato uno sforzo intenso: in poche settimane, sono stati convertiti centinaia di corsi d’aula in modalità webinar con la necessità di educare docenti e partecipanti ad un uso corretto dell’aula virtuale.

In virtù di questa esperienza, abbiamo voluto condividere quelli che secondo noi sono gli elementi base per una corretta erogazione di un evento live.

Vediamoli insieme!

 

1- LA SCELTA DELLO STRUMENTO: quali caratteristiche deve avere un’aula virtuale affinché sia simile ad una lezione frontale?

Se le tue lezioni sono in live chat/video, devi disporre di una piattaforma che consenta una erogazione snella e senza interruzioni. Forse suona scontato ma il termine “aula virtuale”, nella sua accezione sta proprio a significare un ambiente online in cui ci si riunisce per fruire di contenuti didattici come se fossimo in un’aula fisica con lavagna e gessetti. Affinché lo strumento si riveli ottimale, dovrebbe contenere tutte le features chiave per una corretta erogazione della lezione.Una volta scelto lo strumento, puoi iniziare a personalizzare la tua aula virtuale.

Quale approccio adottare? I nostri trainer da oltre 20 anni si affidano ad una piattaforma di aula virtuale (ADOBE CONNECT), particolarmente adatta ad erogare eventi formativi live.

Adobe ad esempio, mette a disposizione 3 differenti layout che si prestano ad obiettivi e finalità differenti.

Il primo dei tre è il layout di CONDIVISIONE. Perfetto per webinar o lezioni online; la modalità condivisione consente di mostrare documenti word, power point ma anche mp4 e file in formato JPEG. La presenza di un puntatore risulta strategica durante la lezione perché aiuta il docente a rafforzare alcuni concetti chiave.

Il secondo layout invece consente il passaggio ad una modalità di DISCUSSIONE: video in primo piano e possibilità di condividere file real time. Un layout ideale per i meeting a distanza.

COLLABORAZIONE è il nome del terzo ed ultimo layout; qui a giocare da protagonista è una lavagna bianca dove poter scrivere, commentare, sottolineare, risolvere problemi ed equazioni.

Una volta scelto il layout, puoi anche includere domande di sondaggio, test di apprendimento e ricorrere alla funzione di stanze per sottogruppi di lavoro per un apprendimento più interattivo e coinvolgente.

Consiglio: nulla deve essere lasciato al caso. È buona pratica preparare l’aula qualche giorno prima dell’evento. Crea il collegamento, iscrivi i partecipanti, carica in piattaforma il materiale didattico, effettua un test audio/video etc.

 

2- SUDDIVIDI IN BREVI SESSIONI LA FORMAZIONE ONLINE

Se stai trasformando un percorso di formazione d’aula in una sessione di aula virtuale, approfitta della possibilità di strutturare l’apprendimento in più sessioni, in modo da consentire ai partecipanti di assimilare progressivamente e rafforzare quanto appreso.Dividi l’agenda dell’intervento formativo in più parti e in più giornate.

Crea un file excel dove inserire il titolo del corso e la relativa suddivisione in giorni e orari. Successivamente riporta il link alla sessione d’aula e l’indicazione dei materiali che saranno impiegati durante la lezione.

Consiglio: 1 ora di lezione, e 10 minuti di pausa. In questo modo aiuterai tutti i partecipanti a mantenere la giusta concentrazione durante la sessione di formazione, senza distrazioni.

 

3 – COINVOLGIMENTO & INTERAZIONE NON DEVONO MAI MANCARE

Le persone non vogliono subire passivamente una serie di informazioni restando in ascolto passivo per ore e ore. I partecipanti ad un webinar desiderano vivere un’esperienza intensa e piacevole. Apprezzano sentire che sai metterti dal loro punto di vista, comprendi i loro bisogni e le loro difficoltà. Desiderano sentirsi coinvolti, partecipare, avere la possibilità di chiarire dubbi. Il segreto di un webinar efficace è mantenere alta l’attenzione, muovere la giusta energia, interagire con i partecipanti che sono presenti in diretta. Sono loro i veri protagonisti del webinar!Quindi, durante le tue sessioni di training in videoconferenza, non dimenticare di fare buon uso di:

 

• Chat
• Alza la mano
• Sondaggi e Q&A
• Feedback per rispondere alle domande e verificare chi sta prestando attenzione e chi si distrae.

 

Se hai un’aula con 100 partecipanti e ritieni di non usare il microfono per evitare confusione, usa la funzione “chat collettiva”. Attraverso questo strumento puoi rilanciare domande, rispondere a dubbi/curiosità e chiedere alle persone di rispondere alle domande del docente. Stimola le persone ad utilizzare altri strumenti di comunicazione non verbale come l’alzata di mano. Attraverso questa funzione potranno condividere il loro status e comunicare i loro feedback al docente.

Consiglio: al termine di ogni sessione d’aula virtuale, prima di iniziare nuovamente la lezione, proponi un momento di scambio con i partecipanti facendo una breve sessione di domande e risposte o lanciando dei minisondaggi. Se hai un’aula di 30/50 persone, puoi utilizzare la funzione “sottogruppi di lavoro” per creare gruppi ristretti, assegnare loro un compito e discutere idee a soluzioni insieme.

 

 

Nonostante i problemi di un’adozione repentina, l’e-learning e la formazione online saranno sempre più presenti nelle nostre vite, sia scolastiche che professionali, come strumenti indispensabili per garantire un’istruzione sempre più equa e inclusiva.